Anfrage nach § 13 GeschO

Sehr geehrter Herr Schwerhoff,

das "virtuelle Rathaus" wird in immer mehr Zusammenhängen zur Realität. Einen neuen Weg in der Produktbeschaffung für die Verwaltung gehen die Städte Grevenbroich, Hürth und Erftstadt: Über ein elektronisches Katalogsystem, das speziell für die Bedürfnisse kommunaler Verwaltungen konzipiert wurde, werden Büromaterialien, Werkzeugteile oder Reinigungsmittel beschafft.

Die Produkte werden von mehreren - auch einheimischen - Firmen angeboten, so dass die Kommunen zum jeweils günstigsten Preis einkaufen können. Nach Schätzungen der beteiligten Städte beträgt das Einsparpotential über 10 %, was für eine Stadt wie Grevenbroich z. B. etwa 140.000 Euro bedeutet.

In diesem Zusammenhang bitten wir um die Beantwortung folgender Fragen:

1. Wie hoch schätzt die Verwaltung die derzeitigen Kosten für das Beschaffungswesen im Rathaus inklusive Schulen, Kindergärten und anderer städtischen Einrichtungen?
   
2. Wie viel Arbeitszeit wird im Jahreszeitraum durchschnittlich für das Beschaffungswesen verwandt? Wie viele Verwaltungsstellen sind zum überwiegenden Teil für den Einkauf von Produkten beschäftigt? Finden Fortbildungen oder Projektarbeit für den Einkaufsbereich statt?
   
3. Wie viele Gladbecker Firmen, die als Einkaufspartner der Stadt frequentiert werden, verfügen über die Möglichkeit einer Online-Bestellung, und wenn ja, wie häufig wird diese durch die Stadtverwaltung genutzt?
   
4. Gibt es Überlegungen in der Stadt Gladbeck, das Beschaffungssystem auf ein elektronisches System umzustellen? Wenn ja, mit welchen Städten ist die Verwaltung zur Umsetzung bzw. Beteiligung im Gespräch?
   
5. Wäre eine kreisweite Lösung des Beschaffungssystems wie z. B. im Erftkreis für die Verwaltung wünschenswert? Wie sieht die Verwaltungen derzeit Möglichkeiten zu einer Zusammenarbeit im Emscher-Lippe-Raum?

Mit freundlichen Grüßen

Mario Herrmann
Ratsherr

06. Juni 2002
Antwortschreiben von Bürgermeister Schwerhoff:

Ihre Anfrage nach § 13 der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Gladbeck und seine Ausschüsse;
„virtuelles Rathaus“ / Produktbeschaffung über das Internet


Sehr geehrter Herr Herrmann,

Ihre Anfrage vom 15.5.2002 habe ich erhalten. Zur Frage der Produktbeschaffung über das Internet nehme ich wie folgt Stellung:

Bereits frühzeitig hat sich die Verwaltung mit den Möglichkeiten zur Abwicklung von Aufträgen über das Internet (e-Procurement) befasst. Seit Beginn dieses Jahres werden Aufträge in Form der „freihändigen Vergaben“ über das Internet abgewickelt. In einen ersten für ein halbes Jahr angesetzten Praxistest sind die Hauptbeschaffungsstelle der Organisationsabteilung, die Beschaffungsstelle des Amtes für Schule und Sport sowie das Rechnungsprüfungsamt einbezogen. Die Arbeitsplätze sind an die elektronische Vergabeplattform „INTERSOURCE.DE“ im Internet angeschlossen, über die die Angebotseinholung sowie die Auftragserteilung abgewickelt wird. Rechtzeitig vor dem Einsatz der neuen Beschaffungsplattform wurden alle betroffenen Lieferanten informiert. „INTERSOURCE.DE“ ist ein auf die Auftragsabwicklung öffentlicher Stellen ausgerichteter Anbieter, der im Kreis Recklinghausen auch von den Städten Castrop-Rauxel, Haltern und Waltrop eingesetzt wird.

Aussagen über das Einsparungspotential aus „e-Procurement“ lassen sich erst nach Kenntnis der Erfahrungsberichte aus beteiligten Dienststellen, die nach Ablauf der halbjährigen Testphase erstellt werden, machen. Danach ist über eine Ausweitung von „e-Procurement“ zu entscheiden.

Für den Bereich der „Ausschreibungen“ existiert im Internetportal „GLADBECK.DE“ bereits die Rubrik „Rathaus - Ausschreibungen für Aufträge“, der - zusätzlich zu den amtlichen Veröffentlichungen - die jeweils aktuellen Ausschreibungen entnommen werden können. Der weitere Ausbau dieses Internetangebotes (z.B. Bereitstellung von Leistungsverzeichnissen) ist in Vorbereitung. Dies gilt ebenfalls für die umfassende elektronische Abwicklung von Ausschreibung durch Zulassung digital signierter Angebote. Wesentliche Hemmschwellen bilden dabei gegenwärtig noch die auf dem Markt befindlichen vielen unterschiedlichen elektronischen Signaturen sowie das besonders hohe Sicherheitsbedürfnis bei der Abwicklung der Ausschreibungen. Ein entsprechendes Projekt der Gemeinsamen Kommunalen Datenzentrale in Recklinghausen (GKD) für diesen Bereich befindet sich in der Planung.

Eine Beantwortung der übrigen gestellten Fragen ist jedenfalls zur Zeit mit einem nicht vertretbaren Ermittlungsaufwand verbunden. Die von Ihnen genannten Aspekte werden - soweit möglich - in die im Zusammenhang mit der Auswertung der Erfahrungsberichte zu erstellende Entscheidungsvorlage einbezogen.

Meine Antwort werde ich Ihnen Ihrem Wunsch entsprechend auch per E-Mail zur Verfügung stellen.

Mit freundlichen Grüßen

Schwerhoff

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